Comment inviter mes clients lors d'événements (hospitalités, loges VIP, etc...) ? Tout ce qu'il faut savoir sur la conformité et les bonnes pratiques.

‍OUI, il est tout à fait autorisé d'inviter des clients lors d'événements (hospitalités, loges VIP, événements sportifs, concerts...) !

A l'heure du tout digital et des tunnels de visio, rencontrer les gens dans la vraie vie est un excellent moyen de renforcer vos relations, de célébrer des partenariats réussis ou tout simplement de remercier vos clients fidèles.

Cependant, pour profiter pleinement des bénéfices de ces invitations, il est essentiel de respecter quelques règles pour veiller à être en conformité sur les plans éthiques et juridiques (URSSAF, Loi Sapin 2...).

Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir ainsi que des conseils et méthodes qu’utilisent nos clients pour inviter les leurs en toute sérénité.  

Pourquoi inviter des clients ?

Inviter ses clients à des événements prestigieux, c'est bien plus qu'un simple geste de courtoisie. Lorsque ces invitations sont personnalisées et alignées avec votre marque, elles deviennent un levier puissant pour votre entreprise. Voici 5 avantages clés :

1. Renforcer votre image de marque : une invitation sur mesure, reflétant votre identité, améliore votre réputation et laisse une impression durable, surtout dans un cadre public.  
2. Cultiver des liens durables : un moment privilégié pour échanger en dehors du cadre professionnel.
3. Bénéficier d'une visibilité accrue : les clients ou les influenceurs que vous invitez partagent leur expérience sur les réseaux sociaux, générant de la visibilité organique autour de votre marque
4. Fidéliser : montrer votre reconnaissance en offrant une expérience unique.
5. Célébrer un partenariat : marquer le coup pour une collaboration réussie.

Cependant, ces invitations ne doivent pas être perçues comme des avantages indus ou des tentatives de corruption. Vous devez mettre en place des garde fou pour rester dans les clous.

Quels sont les risques associés aux invitations clients ?

Inviter ses clients à des événements peut offrir de nombreux avantages, mais sans une bonne organisation et une plateforme adaptée, les choses peuvent vite devenir chaotiques. Voici les principaux risques à garder à l'esprit :

• Non-conformité légale : les lois anti-corruption, comme la loi Sapin II en France ou le Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) aux États-Unis, encadrent strictement ces pratiques. Les invitations sont des cadeaux qui peuvent avoir une certaine valeur.
• Perte de valeur et d'opportunités : sans outil dédié, vous risquez que des billets VIP (hospitalités, protocole...) soient mal voire pas du tout utilisés.

4 bonnes pratiques à mettre en place pour utiliser parfaitement vos invitations B2B.

Voici quelques conseils pour assurer le succès de vos invitations B2B premium, sans compromis sur la conformité :

• Définir une politique claire : fixez des plafonds budgétaires et des critères précis pour les événements autorisés
• Justifier chaque invitation : assurez-vous que l'invitation soit liée à une relation professionnelle existante
• Documenter tout : gardez une trace écrite de chaque invitation (qui a été invité, pour quel événement, et pourquoi)
• Former vos équipes : formez vos collaborateurs aux outils de management / CRM / Suivi d'événements et sensibilisez-les aux règles de conformité

Comment Evenizer peut vous aider ?

Chez Evenizer, nous comprenons l'importance de la qualité, du VIP treatment, de la personnalisation, et de la conformité dans la gestion des invitations clients.

Notre solution a été conçue pour vous offrir une interface optimisée et intuitive tout en vous permettant de :

• Centraliser et traiter toutes vos invitations : simplifiez la vie de vos équipes. Evenizer synchronise les données en temps réel et offre un suivi complet : quotas, messages, et personnalisation aux couleurs de votre marque
• Déléguer en toute sécurité : envoyez des invitations sans complication, avec un suivi fluide.
• Personnaliser l'expérience client : créez des invitations sur mesure qui reflètent votre marque et offrent un traitement VIP à vos invités.
• Rester conforme : evenizer vous aide à documenter chaque étape pour répondre aux exigences légales, sans compromis sur la qualité.
• Optimiser la gestion : une interface intuitive et des outils puissants simplifient l'organisation, même pour les événements les plus complexes.

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Pour compléter cet article, nous vous invitons regarder le replay du webinar "Hospitalités : l'art d'inviter en toute conformité" dont vous trouverez le ‍replay ici.‍